Scheduled refresh (penyegaran terjadwal) merupakan fitur yang tersedia bahkan untuk free version dan sangat penting di Power BI karena beberapa alasan krusial, terutama terkait dengan keaktualan dan keakuratan data yang Anda gunakan untuk analisis dan pengambilan keputusan. Berikut beberapa alasan mengapa scheduled refresh penting:

• Data yang Selalu Terkini: Data berubah seiring waktu. Penjualan harian, inventaris, metrik performa website, dan data operasional lainnya terus diperbarui. Scheduled refresh memastikan laporan dan dashboard Power BI Anda selalu mencerminkan data terbaru, sehingga Anda dapat membuat keputusan berdasarkan informasi yang paling akurat. Tanpa penyegaran terjadwal, Anda mungkin menganalisis data yang sudah usang, yang dapat mengarah pada kesimpulan yang salah dan keputusan bisnis yang buruk.
• Otomatisasi Proses: Tanpa scheduled refresh, Anda harus memperbarui data secara manual setiap kali Anda ingin melihat informasi terbaru. Ini memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Scheduled refresh mengotomatiskan proses ini, membebaskan waktu Anda untuk fokus pada analisis dan interpretasi data, bukan pada pemeliharaan data.
• Konsistensi Laporan: Scheduled refresh memastikan bahwa semua pengguna melihat versi laporan yang sama dan terkini. Ini penting untuk kolaborasi dan memastikan bahwa semua orang dalam organisasi membuat keputusan berdasarkan informasi yang sama.

Cara Melakukan Scheduled Refresh di Power BI

1. Publikasikan laporan Anda ke Power BI Service:

• Pertama, Anda perlu memublikasikan laporan Power BI Desktop Anda ke Power BI Service (app.powerbi.com).
• Di Power BI Desktop, klik tombol Publish pada ribbons Beranda.
• Pilih ruang kerja tempat Anda ingin mempublikasikan laporan (misalnya : My Workspace)

2. Konfigurasikan koneksi sumber data:

• Setelah dipublikasikan, buka Power BI Service dan temukan dataset Anda di ruang kerja.
• Buka pengaturan dataset (biasanya dengan mengklik elipsis “…” di sebelah nama dataset dan memilih “Pengaturan” atau “Setting”).
• Di bawah “Kredensial sumber data,” pastikan koneksi ke sumber data Anda telah dikonfigurasi dengan benar. Anda mungkin perlu memberikan kredensial atau mengkonfigurasi gateway jika data Anda berada di on-premises (server lokal).

3. Atur scheduled refresh (penyegaran terjadwal):

• Di pengaturan dataset, temukan bagian “Refresh”.
• Aktifkan tombol “Penyegaran terjadwal” ke Aktif atau On.
• Konfigurasikan jadwal penyegaran:
  • Frekuensi penyegaran: Pilih seberapa sering Anda ingin data disegarkan (harian, mingguan, dll.).
  • Zona waktu: Pilih zona waktu yang sesuai.
  • Waktu: Tentukan waktu yang Anda inginkan untuk penyegaran terjadi. Anda dapat menambahkan beberapa waktu untuk penyegaran sepanjang hari.

Bagaimana Jika icon Scheduled Refresh tidak Muncul?

Jika ikon refresh terjadwal tidak muncul di Power BI, hal ini dapat mengindikasikan adanya masalah konfigurasi atau keterbatasan berdasarkan dataset, workspace, atau jenis akun Anda. Berikut langkah-langkah untuk mendiagnosis dan menyelesaikan masalah:

1. Pastikan Lokasi Dataset: Refresh terjadwal tersedia untuk dataset yang diunggah ke Power BI Service (cloud). Jika dataset Anda hanya disimpan secara lokal atau di Power BI Desktop, opsi ini tidak akan muncul.

2. Periksa Sumber Data: Refresh terjadwal didukung untuk sumber data tertentu, termasuk SQL Server, sumber berbasis Azure, dan sumber berbasis web (dengan akses API). File seperti Excel atau CSV statis yang disimpan secara lokal tidak secara langsung mendukung refresh otomatis. Untuk mengatasi hal tersebut, Anda bisa menginstal Power BI Gateway atau unggah file ke sumber berbasis cloud seperti OneDrive atau SharePoint Online.

3. Install dan Konfigurasi Gateway: Jika sumber data Anda berada di lingkungan lokal (misalnya, Excel atau CSV), Anda perlu menginstal dan mengkonfigurasi  Power BI Data Gateway dan menghubungkan dataset Anda ke gateway di Power BI Service.

Bagaimana cara install dan konfigurasi Gateway?

1. Download Gateway melalui Power BI Service seperti pada gambar di bawah berikut. Perlu diketahui untuk menggunakan Power BI Gateway Anda tidak memerlukan lisensi berbayar (free).

Terdapat dua jenis gateway yang bisa Anda pilih:

1. Standard Mode Gateway: Untuk organisasi besar yang mengelola banyak pengguna dan data.
2. Personal Mode Gateway: Untuk penggunaan individu yang lebih sederhana (direkomendasikan). 

Pilih Standard Mode Gateway jika Anda bekerja dalam tim besar dan butuh berbagi akses ke data. Pilih Personal Mode jika gateway hanya akan digunakan oleh Anda sendiri.

2. Instal dan Konfigurasi Power BI Gateway

• Setelah unduhan selesai, buka file instalasi dan ikuti petunjuk instalasi.
• Setelah konfigurasi selesai, lakukan Test Connection untuk memastikan bahwa Gateway berhasil terhubung dengan sumber data lokal Anda.
• Jika koneksi berhasil, Anda sekarang siap menggunakan Power BI Gateway.

• Langkah berikutnya adalah kembali ke Power BI Web Service lalu di bagian Gateway and Cloud Connections, aktifkan gateway dengan pilih Manage Connection and Gateway lalu Add New. Selanjutnya, lakukan konfigurasi pada data sumber yang akan dihubungkan.

• Jika sudah, pilih gateway yang telah dibuat dan klik Apply untuk mengaktifkan hingga status koneksi tersambung.

• Selanjutnya, cek kembali pengaturan Refresh dan seharusnya Anda sudah bisa menggunakan Schedule Refresh jika mengikuti step-by-step dengan baik.

Bagi para profesional data yang ingin meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data, mengikuti Pelatihan Power BI akan memberikan wawasan yang lebih mendalam tentang bagaimana memaksimalkan potensi Gateway dan fitur-fitur lainnya di Power BI.