Dalam dunia bisnis modern, data merupakan elemen inti yang mendukung pengambilan keputusan strategis. Menghubungkan Power BI ke SharePoint Folder telah menjadi solusi populer bagi para praktisioner data, data analyst, hingga business intelligence profesional. Koneksi ini memungkinkan visualisasi data yang lebih interaktif dan real-time yang akan memberikan kemudahan untuk berbagi informasi penting melalui dashboard dinamis.
Artikel ini akan membahas tutorial lengkap cara menyambungkan Power BI ke SharePoint Folder, beserta manfaat dari case study integrasi ini.
Mengapa Integrasi Power BI dan SharePoint Penting?
Menurut laporan Gartner, 87% perusahaan telah mengadopsi cloud-based BI tools seperti Power BI, yang memungkinkan kolaborasi data real-time. Menghubungkan Power BI dengan SharePoint Folder memudahkan perusahaan untuk memanfaatkan sumber daya data yang tersimpan di SharePoint, menyajikannya dalam format visual yang mudah dipahami, dan memungkinkan akses yang lebih luas melalui jaringan organisasi.
SharePoint Folder sebagai platform kolaborasi telah digunakan oleh lebih dari 190 juta pengguna di seluruh dunia, sehingga integrasinya dengan Power BI menjadi pilihan strategis untuk mempercepat analisis dan penyampaian laporan. Perusahaan dapat menyederhanakan proses berbagi informasi penting antar tim melalui dashboard yang dapat diakses langsung di SharePoint.
Langkah-Langkah Menyambungkan Power BI ke SharePoint Folder
Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menghubungkan Power BI ke SharePoint Folder:
1. Siapkan Sumber Data di SharePoint
- Pastikan Anda memiliki data yang disimpan di SharePoint List atau Document Library yang ingin dihubungkan ke Power BI. Data ini bisa berupa file Excel, CSV, atau database lainnya.
- Copy URL dari SharePoint List atau Library yang berisi data yang akan digunakan.
2. Buka Power BI Desktop
- Setelah membuka Power BI Desktop, pilih Get Data pada toolbar utama.
- Pilih opsi SharePoint Folder jika Anda menghubungkan dengan data dalam format folder. Format ini menjadi opsi terbaik apabila terdapat beberapa file data sumber yang ingin Anda gunakan sekaligus.
3. Masukkan URL SharePoint
- Pada dialog box yang muncul, masukkan URL SharePoint site yang mengandung list atau file yang ingin diambil.
- Pastikan format URL benar, misalnya :
https://companyname.sharepoint.com/sites/yoursitename
4. Autentikasi Akses
Anda akan diminta untuk login menggunakan akun Microsoft yang memiliki akses ke SharePoint. Gunakan kredensial yang benar agar Power BI dapat terhubung ke sumber daya di SharePoint.
5. Pilih dan Load Data
- Setelah proses autentikasi berhasil, Anda dapat melihat list data yang ada di SharePoint. Klik Transform Data untuk menemukan data yang ingin Anda gunakan, lalu tampilan akan diarahkan ke Power Query Editor.
- Ubah tipe source data dari =SharePoint.Files menjadi =SharePoint.Contents untuk mempermudah Anda menemukan data yang ingin digunakan. Lalu pilih Folder Dokumen yang Anda gunakan untuk menyimpan file data sumber dengan klik 2x pada ‘Table’ di kolom Content.
- Kemudian setelah itu, pilih File yang akan digunakan, misalnya dalam contoh di bawah ini terdapat 2 file dan yang ingin Anda gunakan adalah File “Sales Superstore.xlsx”. Klik kanan pada “Binary” di kolom Content lalu pilih Drill Down untuk discovery tabel data yang diinginkan.
- Berikut ini adalah tampilan opsi Tabel Data di file Sales Superstore.xlsx, pilih Tabel Data yang akan digunakan, misalnya dalam contoh di bawah ini terdapat 7 Tabel Data tersedia dan yang ingin Anda gunakan adalah tabel “Orders”, maka klik kanan pada “Table” di kolom Data lalu pilih Add as New Query. Lakukan hal serupa apabila Anda ingin mengambil Tabel Data lainnya seperti Returns atau People.
- Berikut ini adalah tampilan Tabel Data yang sudah ditambahkan sebagai Query dan nantinya akan diolah di Power BI. Pastikan Tabel Data yang akan digunakan telah melalui proses cleansing and validation.
- Klik Close and Apply pada menu Home untuk kembali ke tampilan Power BI Desktop
6. Mulai Visualisasi
Setelah data berhasil di-load, Anda dapat mulai membuat dashboard dan laporan interaktif di Power BI menggunakan berbagai chart yang tersedia dan fitur visualisasi advance di Power BI.
Manfaat Strategis Mengintegrasikan Power BI dan SharePoint
Integrasi antara Power BI dan SharePoint memberikan manfaat signifikan. Beberapa manfaatnya antara lain:
- Peningkatan Efisiensi Kolaborasi: Tim dapat mengakses dashboard Power BI langsung dari SharePoint, mempercepat aliran informasi dan meningkatkan pengambilan keputusan berbasis data.
- Akses Real-Time ke Data: Setiap perubahan pada dataset di SharePoint dapat di-refresh secara otomatis di Power BI, memungkinkan visualisasi data real-time yang relevan dengan situasi bisnis terkini.
- Kemudahan Berbagi Data: Dashboard Power BI yang terintegrasi ke dalam SharePoint memudahkan berbagi hasil analisis antar departemen, sehingga semua tim dapat beroperasi berdasarkan data yang sama.
Kesimpulan
Menghubungkan Power BI ke SharePoint Folder bukan hanya soal mempermudah akses data, tetapi juga mengoptimalkan cara perusahaan Anda memanfaatkan data untuk pengambilan keputusan. Dengan mengikuti tutorial langkah demi langkah di atas, data analyst dan praktisioner data dapat menciptakan dashboard interaktif yang dapat diakses dengan mudah oleh seluruh tim, mempercepat kolaborasi, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Bagi perusahaan yang membutuhkan pendampingan atau pelatihan, kami www.mentorpowerbi.com dapat menjadi opsi pilihan Anda. PT Menjadi Pintar atau www.mentorpowerbi.com telah berpengalaman dan dipercaya oleh banyak perusahaan dalam memberikan pelatihan seputar data dan visualisasi. Hubungi admin kami segera untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai layanan apa saja yang kami dapat tawarkan sesuai kebutuhan Anda.